God Almen Ledelse

Som beboervalgt i en afdelingsbestyrelse varetager man vigtige opgaver i afdelingen og i samarbejdet med administrationen. 

Arbejdet er frivilligt, og dermed ulønnet, men boligafdelingen skal afholde rimelige udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsens arbejde. 

Organisationsbestyrelsen har på den ene side ansvaret for, at midlerne der er afsat i boligafdelingens budget, anvendes ansvarligt, men på den anden side skal de også understøtte et velfungerende beboerdemokrati og støtte op om de aktiviteter og ambitioner afdelingsbestyrelsen sætter for afdelingen. 

Emnet blev behandlet på et bestyrelsesmøde i oktober 2023. 

ALBOA følger BL's anbefalinger, og har udarbejdet en folder, afdelingsbestyrelsen rådighedsbeløb, til afdelingsbestyrelserne med de retningslinjer der er blevet besluttet. 

Reglerne for forbrugervalg varierer mellem vandselskaberne, så det er vigtigt at boligorganisationen er opmærksom. Dette både for at sikre den ønskede indflydelse, og for at boligorganisationens stemmer afgives i overensstemmelse med reglerne. 

Forbrugerindflydelsen er sikret i lovgivningen, men reglerne i de enkelte vandselskaber er forskellige. F.eks. om forbrugerne vælger medlemmer til vandselskabets repræsentantskab eller direkte til dets bestyrelse, og om det enkelte selskabs regler giver indflydelse til forskellige forbrugertyper. 

Vandselskabernes aktiviteter har stor betydning for boligorganisationen, beboerne og andre i området, og ved at deltage aktivt i forbrugervalget giver det mulighed for indflydelse.

Bestyrelsesvederlag i byggesager, eller byggesagshonorar, er en del af byggesagens samlede udgifter, og kan som udgangspunkt kun udbetales i forbindelse med nybyggeri og ved gennemførelse af forbedringsarbejder, der er godkendt af afdelingsmødet og medfører en huslejeforhøjelse. 

Vederlaget til bestyrelsen i byggesager skal modsvare bestyrelsens reelle merarbejde. Lovgivningen indeholder ingen satser for beregning af vederlaget, til gengæld fremgår det, at vederlaget skal være på et rimelig og passende niveau. 

Ubegrundet høje vederlag er i strid med reglerne og påfører afdelinger og beboere urimelige merudgifter.

Organisationsbestyrelsens nødvendige merarbejde må nøje afgrænses ift. de professionelle parter arbejde med administration, projektledelse og -styring mv. 

ALBOA's organisationsbestyrelse har besluttet, at der ikke udbetales bestyrelsesvederlag i byggesager eller renoveringer.

Emnet blev behandlet på et bestyrelsesmøde i januar 2024.

Her besluttede ALBOAs organisationsbestyrelse, at der ikke udbetales honorar i byggesager, uagtet om der er tale om renovering eller nybyggeri.

For at klæde nye bestyrelsesmedlemmer bedst muligt på til deres nye rolle, og for at give dem en god start, er det vigtigt at arbejde systematisk med introduktion til bestyrelsesarbejdet. 

Rollen og ansvaret som medlem af en organisationsbestyrelse er noget helt andet end at sidde i en afdelingsbestyrelse, hvor mange af dem der bliver valgt ind har erfaring fra. 

Emnet blev senest behandlet på et bestyrelsesmøde i oktober 2023. 

ALBOA følger BL's anbefalinger, og har lavet flere tiltag for at byde et nyt medlem af organisationsbestyrelsen velkommen. 

Der er blandt andet lavet en folder "Introduktion for nyvalgte i organisationsbestyrelsen", udarbejdet jobprofiler samt en oversigt over, hvem der gør hvad i forbindelse med et introforløb. 

Bestyrelsesvederlag er den løn, der kan udbetales til organisationsbestyrelsens medlemmer. Lovgivningen sætter en øvre grænse for det samlede vederlag til organisationsbestyrelsen.

Der bør fastsættes skriftlige retningslinjer for at undgå konflikter.

Emnet blev behandlet på et bestyrelsesmøde i januar 2024.

ALBOA følger BL's anbefalinger, og har udarbejdet en politik bestyrelsesvederlag.

Organisationsbestyrelsens forretningsorden indeholder de regler og retningslinjer, som bestyrelsen selv fastsætter for deres eget arbejde. Forretningsordenen supplerer ALBOAs vedtægter, samt gældende lovgivning.

ALBOA følger BL's anbefalinger, og har udarbejdet en forretningsorden for organisationsbestyrelsen.

Boligorganisationen bør søge synlighed i relevante organisationer uden for boligorganisationen. 

Uden for boligorganisationen, men i den almene sektor, kan det f.eks. være som repræsentant i BL's kreds eller i et administrationsselskabs repræsentantskab/bestyrelse. 

Uden for sektoren kan det f.eks. være som repræsentanter i forsyningsselskaber (el, vand, varme eller antenne), offentlige råd og nævn, banker og realkredit, erhvervsnetværk. fritidsorganisationer, interesse- og brancheorganisationer samt frivillige foreninger. 

Organisationsbestyrelsen afgør, hvem der skal repræsentere boligorganisationen i hvilke sammenhænge, og skal sikre klarhed om den valgtes mandat og forpligtelser i forbindelse med opgaven. 

For at sikre den valgtes loyalitet overfor boligorganisationen, og for at undgå misundelse, mistænkeliggørelse, tvivl og konflikter bør der skabes et overblik, og fastsættes skriftlige retningslinjer for:

• Omfanget af eksterne repræsentationer
• Valgproces og -perioder
• Den valgtes pligt til at orientere og inddrage organisationsbestyrelsen
• Modtagelse af honorar mv. fra ekstern part

Relevansen af en given ekstern repræsentation vil variere over tid og med f.eks. boligorganisationens strategiske målsætninger.

Valg til eksterne repræsentationer bør derfor foretages hvert år som led i organisationsbestyrelsens konstituering.

Emnet blev behandlet på et bestyrelsesmøde den 29. marts 2023. 

En aktiv organisationsbestyrelse deltager i, og afholder, en række møder og aktiviteter. Det giver nogle udgifter, hvor bestyrelsen skal sikre lovlighed, rimelighed og være sparsommelige.

Bestyrelsesudgifter skal være lovlige, rimelige og forsvarlige. Uklare og ukendte retningslinjer kan føre til misundelse, mistænkeliggørelse, tvivl og konflikter.

For at undgå mistænkeliggørelse, tvivl og konflikter bør der fastsættes retningslinjer for alle udgifter til f.eks.:

• Møder
• Rejser
• Overnatning
• Forplejning
• Gaver
• Udstyr
• Kurser og konferencer

Hvad der er rimeligt og sparsommeligt, vil variere over tid, og med skiftende opgaver og situationer. Derfor bør Organisationsbestyrelsen hvert år forholde sig til de fastsatte retningslinjer.

Afholdes der udgifter til forhold, som ikke er formålstjenlige, eller fagligt relevante, kan bestyrelsesmedlemmerne pådrage sig et erstatningsansvar.

Nogle boligorganisationer ønsker at yde støtte til velgørenhed, f.eks. ved at støtte det lokale foreningsliv i form af sponsoraftaler, til særligt udsatte borgere og befolkningsgrupper eller til landsdækkende velgørende organisationer og initiativer.

Sådan et ønske handler ofte om:

• At gøre en positiv forskel for dem, der har det svært
• At støtte personer, persongrupper og foreninger, som er i særlige vanskeligheder
• At styrke og fastholde boligorganisationens brand som samfundsansvarlig aktør
• At bidrage til et levende og aktivt lokalområde for at sikre den fremtidige udlejning af boliger

Men! Det er ikke en lovlig aktivitet for en boligorganisation at yde støtte og tilskud til velgørende aktiviteter.

En boligorganisation kan dog benytte sponsoraftaler, eller bidrage til velgørende formål, som led i en nødvendig markedsførings indsats.

Her skal Organisationsbestyrelsen altid sikre, at aktiviteterne er lovlige, saglige og passende, og sådanne aktiviteter bør ske efter BL's retningslinjer.

Emnet blev senest behandlet på et bestyrelsesmøde den 25. oktober 2023.

Her blev der udarbejdet en politik for sponsorater.

Organisationsbestyrelsen ansætter direktøren og forhandler den kontrakt, der fastsætter løn- og øvrige ansættelsesvilkår for direktøren.

Ansættelsesforhold er ikke reguleret af funktionærloven. Derfor findes der ikke, modsat en almindelig ansættelseskontrakt, nogle særlige krav til direktørkontraktens indhold. Det er de to parter (organisationsbestyrelsen og direktøren), der inden for aftalelovens rammer bestemmer, hvad der skal stå i direktørkontrakten.

Organisationsbestyrelsen bør derfor forholde sig til, hvad der er rimelige løn- og ansættelsesvilkår for direktøren.

De almene boligorganisationer og -administratorer er non-profit-organisationer, hvor de administrative udgifter, herunder direktørens løn, betales af beboerne gennem deres husleje. Organisationsbestyrelsen bør derfor sikre åbenhed om den samlede direktørløn samt fratrædelsesordning. Dette for at undgå mistænkeliggørelse og tvivl.

Direktørens løn- og ansættelsesvilkår bør være:

• Rimelige og forsvarlige
• Afstemt efter normen for andre direktører i sammenlignelige organisationer
• Afstemt efter organisationens størrelse, kompleksitet og direktørens opgaver
• Synlige for så vidt angår den årlige bruttoløn (løn, pension og værdien af andre personalegoder)
• Tilpas attraktive til at kunne rekruttere og fastholde en kompetent direktør, som besidder de ønskede kvalifikationer
  

Anbefalingen gælder for både direktører ansat i selvadministrerende organisationer og direktører ansat i en administrationsorganisation.

I ovenstående er der kun brugt betegnelsen direktør, men det omfatter også forretningsfører.

Emnet blev senest behandlet på et bestyrelsesmøde den 29. november 2023. Her blev der udarbejdet en politik for direktørkontrakter.